En este artículo te vamos a explicar de manera fácil cómo redactar un informe y no morir en el intento.

Pautas para elaborar un informe eficaz, sencillo y organizado

La primera pregunta que te tienes que hacer es por qué realizamos un informe. Para eso tenemos que tener claro, que un informe no es más que un documento que nos sirve de herramienta o instrumento y nos ayuda a conocer ciertos aspectos de un proyecto en sí.

Es decir, y para que quede claro, un informe no es más que un documento que nos facilita conocer los resultados de un trabajo realizado. Sirve para informar de hechos o actividades concretas y para averiguar si se han conseguido los objetivos propuestos.

Paso 1: Estructura y planificación

En este primer paso tendrás que tener en cuenta quién va a ser quien lea tu informe y cuál es el objetivo del mismo. Esta suele ser una premisa que todo el mundo se salta. Tú que has investigado, estudiado y tienes los datos, es decir, tienes claro cuál es el análisis. Pero quién te va a leer, NO.

A la hora de hacer esta redacción tienes que poner todos esos datos de una manera que alguien lo lea y sobre todo lo entienda.

Por eso debes incluir:

Estructura bien definida. Organiza los datos de una forma ordenada en tres o cuatro puntos centrales. Esto nos reforzará los puntos claros que debe retener al hacer una primera lectura, rápida y en diagonal.
Haz uso de un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Si te es más fácil, haz una lista con las cosas que vas a escribir y ordénalas de manera eficaz. Lenguaje con oraciones cortas, simples y evita giros o estilo barroco, incluso la jerga técnica a menos que sea un informe científico y el lector lo entienda a la perfección.
Tipo de informe. Si es expositivo, interpretativo o demostrativo.

Paso 2: Datos

Dentro de las fases preliminares habrás determinado las fuentes de información, los recursos humanos y los materiales para extraer los datos. Estos datos deben ser evaluados y ser objetivos.

Para dar veracidad a estos datos que se están aportando se debe mencionar su fuente como anexos.

¿Cómo se deben presentar? Una manera muy eficaz es la de incluir gráficos, tablas y fotografías que lo acompañen. Las imágenes son más intuitivas, aclaratorias y una manera de ejemplificar.

Paso 3: Partes del informe

Un informe debe incluir:

Introducción, con la presentación del tema tratado. El motivo y el propósito del trabajo así como las personas involucradas.
Texto del Informe: qué es la exposición de los aspectos determinados anteriormente, las herramientas que se han usado para sacar los datos y plasmarlos así como el método seguido.
Una conclusión: Esto no es más que la evaluación del trabajo en sí, las propuestas de futuro y las reflexiones que se han encontrado.

Por supuesto, para hacer un informe debes de tener una fuente adecuada, legible y que se lea en todos los formatos posibles.

Piensa que estamos en el tiempo de la inmediatez, la rapidez y el poco tiempo, por lo que la recomendación en este punto es clara, se debe leer en todos los dispositivos.

Esto te llevará a plantearte cuál es el mejor formato de presentación, si word, pdf o incluso powerPoint. No experimentes en animaciones, si no son justificables y revisa en todos los dispositivos antes de enviar la propuesta elegida.

Paso 4: Revisión

Este paso es el final. Recomiendo la lectura del mismo una vez que se ha dejado en pausa, al menos unas horas porque eso te dará una visión alejada de aquello que has escrito. Revisa los errores de ortografía, de gramática o de sintaxis y corrige antes de enviar.

Elige un título acorde a lo que vas a mostrar y no lo hagas desde el principio, sino mejor cuando esté todo escrito. Tendrás más claro todo el trabajo y sus puntos fuertes a destacar. Haz este título atractivo para el lector.

¿Cómo sería un ejemplo de informe?

A la hora de saber cómo redactar un informe y sus ejemplos te dejo uno:

Título

Autores

Fecha

A quién va dirigido

(Presentación) Desde TusRedactores.com os enviamos el informe de acción del mes de septiembre del 2020.

(Desarrollo) El equipo especializado ha creado un total de 6 artículos de blogs para tu empresa trabajando un total de 25 palabras clave. Buscando una mejora en la posición SEO y la geolocalización de su negocio, cómo objetivos fijados primordiales.

(Incluir en este apartado todos los datos relativos a objetivos, y consecución de los mismos)

(Conclusión) Con los datos de análisis permanente se ha llegado a la conclusión de que se ha incrementado un total de 6% de visitas a la web a través de los artículos siguientes: (Citar los artículos con más visitas).

Para saber cómo hacer un informe de una empresa en concreto lo más fundamental es conocer el destinatario a quién va dirigido. Ya sea de ventas, de marketing o financiero seguramente vayan dirigido a departamentos y personal responsable distinto.

Paso extra: Redactar un informe atractivo

Si lo que quieres saber es hacer un informe atractivo y con un formato adecuado lo mejor es conocer cómo hacer un informe en word con datos de excel. Te lo explico en unos cuantos pasos. Esto lo puedes buscar en google o incluso en el soporte de Microsoft pero te lo explico brevemente desde aquí.

Configurar el origen de los datos de Excel.

Preparar el origen de los datos.
Guardar el fichero de excel.
En word usamos la combinación de correspondencia. Hay que elegir la opción paso a paso.
Elegir nuestro fichero excel y seguir al asistente.
Al final has vinculado ambos archivos, los datos de Excel en Word.

Recuerda que todo esto también lo puedes realizar desde la plataforma de drive con las opciones de google doc y sheets.

Conclusión

Debe ser claro, conciso y sencillo. Y lo más importante que aporte valor a quien lo lee. Informes para dejarlos en la mesa y no tomar acciones preventivas, correctoras o tras su análisis no sirven para nada.

Por ejemplo: con un redactor especializado en temas de contenido y SEO de TusRedactores.com conseguirás que el artículo esté creado, analizado y estudiado para tu empresa, basándose en tus objetivos, en tu sector y en tu competencia.

Tras un artículo bien escrito y redactado no hay palabras para rellenar, sino un contenido de valor que acercará a tu buyer persona a tu empresa de manera no intrusiva, empatizando directamente en su necesidad y en el momento adecuado. Con tus informes conseguirás presentar de forma clara y concisa todos tus resultados.