Cómo redactar una queja formal | Guía completa

Si has llegado hasta aquí, seguramente quieras saber cómo redactar una queja formal. Ya sea porque hayas tenido problemas con un bien o un servicio, en TusRedactores.com estamos aquí para ayudarte a escribir tu reclamación formal sea cual sea el fin. 

Somos conscientes de que hoy en día resulta bastante raro redactar cualquier tipo de escrito, pero si sigues las instrucciones que encontrarás en el presente artículo, todo será coser y cantar.

Como redactar una queja formal

¿Cómo Redactar una Queja Formal? Antecedentes

Antes de saber cómo redactar una queja formal es importante saber qué es y en qué momentos procede presentarla. La queja es la declaración formal de la insatisfacción con un problema derivado de un producto o servicio adquirido. El fin de la queja formal es exigir a un tercero que ponga solución a un problema del que tú no tienes por qué hacerte cargo.

Normalmente, cuando se llega al punto de tener que redactar una queja formal es porque se han agotado otras vías, como las reclamaciones telefónicas o técnicas más informales de persuasión. Como consumidores, tenemos una serie de derechos y si estos son vulnerados tenemos que saber cómo redactar una queja formal para reclamar lo que nos pertenece.

¿Por Qué es Importante Saber Cómo Redactar una Queja Formal?

Ya hemos visto que la importancia de saber cómo redactar una queja formal reside en la preservación de nuestros derechos como consumidores. Pero además de esto, existen más motivos por los que es importante saber cómo escribir una reclamación, sea cual sea el fin.

  • Redactar una queja formal es la mejor manera de contar con un registro de la reclamación, tanto para ti como para la entidad objeto de la demanda. Una conversación telefónica puede ser olvidada, pero una carta formal de queja es archivada y existe un registro de la misma.
  • Al redactar una queja formal también brindamos seriedad al problema y hacemos saber a la compañía que vamos en serio con la demanda. 
  • Es la mejor forma de definir el problema del que se extrae la reclamación de forma concreta. Mientras que en una conversación oral, la información puede distorsionarse y perderse el objetivo de la demanda, en una queja formal somos nosotros los que expresamos la problemática y cómo debe resolverse.

¿En Qué Momento Debo Escribir una Queja Formal?

Esta es una pregunta que muchos consumidores nos hacemos ¿Es realmente relevante mi problema como para saber cómo redactar una queja formal? La respuesta, generalmente, es sí. El problema, muchas veces, reside en que redactar una demanda formal puede acarrear tiempo y recursos que muchas veces no estamos dispuestos a gastar.

Es importante saber cómo redactar una queja formal en las siguientes situaciones:

  • Cuando se vulneran tus derechos como consumidor o usuario de un servicio.
  • En el momento en el que otro tipo de medidas, como las llamadas telefónicas, no surtan efecto.
  • Cuando sea preciso mantener un registro firme de la reclamación.
  • En el momento en el que la insatisfacción con un bien o servicio es mayor que el coste de redactar una queja formal.
  • Cuando las acciones de la entidad objeto de la reclamación sean una violación de las leyes.

Por ello, siempre es conveniente determinar si merece la pena perder algo de tiempo para hacer llegar nuestras exigencias formales a una entidad. Si el problema apenas tiene importancia, lo mejor será optar por dejarlo pasar. Tampoco se trata de redactar reclamaciones formales por hechos sin importancia, ya que será un trabajo en vano.

Por otro lado, si no tienes ganas de saber cómo redactar una queja formal y te da un poco de pereza el asunto, siempre puedes contar con servicios profesionales de redacción, como TusRedactores.com, donde redactaremos tus reclamaciones de forma clara, concisa y con todas las garantías de calidad.

Cómo Redactar una Queja Formal Paso a Paso

Hemos llegado al punto más interesante del artículo: explicar detalladamente cómo redactar una queja formal. Para ello, vamos a desgranar y definir todos los elementos que componen una carta de reclamación formal. En cuanto a su estructura, no difiere mucho de otro tipo de cartas formales, como las de negocios, aunque como veremos tiene sus particularidades.

1. Determinar Destinatario

Aunque parezca evidente, es fundamental saber quién será el destinatario de la queja formal, ya que el éxito de una reclamación en muchos casos depende de enviarla a la persona adecuada. Para ello, es importante hacer llegar nuestra queja formal a los responsables de la entidad. 

Pero… ¿Cómo conseguir los datos de contacto de las personas que toman decisiones en la entidad? Muchas veces, con consultar en Internet es suficiente. En el caso de que tu búsqueda en Internet no haya sido exitosa, siempre puedes ponerte en contacto telefónico con la entidad, explicar tus intenciones, y que estos te brinden el contacto.

En caso de que la entidad cuente con un departamento de atención al cliente, siempre podrás hacer llegar tus quejas formales a este y exigir que estas sean remitidas a dirección o al departamento al que queramos contactar.

2. El Canal de la Queja Formal

Una queja formal siempre debe ser escrita. No obstante, dependiendo del tipo de institución con la que nos pongamos en contacto, tenemos que ser conscientes de que existen diferentes canales para hacer llegar nuestras reclamaciones. Además, en función de si se trata de una entidad pública, empresa privada, etc., puede que existan requisitos, como presentar documentación personal, necesarios para efectuar la reclamación. 

Es nuestra tarea como reclamante conocer los canales adecuados para hacer llegar la queja formal y los requisitos necesarios para materializarla. Para ello, puedes ponerte en contacto con la entidad o consultar a una tercera persona que haya estado involucrado en la presentación de quejas formales a la organización objeto de la demanda.

3. El Objetivo de la Demanda

Este quizá sea el eje vertebrador de cómo redactar una queja formal, lo más importante. Tenemos que tener muy claro qué queremos exigir a la organización a la que presentemos la demanda y cómo la vamos a hacer. Es importante canalizar la frustración del momento en una redacción en la que se expresen de forma definida nuestras reclamaciones.

Lo más importante es ser claro con el objeto de la demanda y hacer saber desde un principio cuál es el problema y la solución que queremos. Indicar el propósito y establecer las razones importantes de la queja formal te ayudará a escribir una reclamación más clara, que posiblemente sea mejor recibida.

4. Redacción de la Queja Formal

Una vez tenemos un destinatario, sabemos qué canal escoger y el objetivo final de la reclamación, es momento de escribir la queja formal. A continuación, podrás ver un esquema de cómo redactar una queja formal, que deberás utilizar a la hora de escribir la tuya:

  • Tus datos personales: en el comienzo de la queja es importante que conste tu nombre, apellidos y si es requisito, tu DNI y dirección postal.
  • Datos del destinatario: asimismo, en el margen derecho de la queja, también debes incluir nombre y apellidos del particular objeto de reclamación. En el caso de ser una organización, debe incluirse la razón social acompañada del departamento y dirección postal.
  • Identificar el bien o servicio objeto de la reclamación: en el caso de que se trate de un producto, es conveniente identificarlo con el número de referencia, seguimiento o cualquier identificador que tengamos del mismo. En el caso de un servicio, siempre es conveniente mostrar el número de factura o cualquier tipo de comprobante.
  • Explicar lo ocurrido: uno de los aspectos más importantes para saber cómo redactar una queja formal es explicar la relación de hechos que nos ha llevado a presentar la reclamación, así como los derechos que han sido supuestamente incumplidos.
  • Demandas: es importante remarcar qué es lo que exigimos con la reclamación, ya sea una sustitución de un producto, una devolución del dinero, etc. Si podemos legitimar la demanda con una advertencia legal fundamentada, mejor que mejor.
  • Cómo se procederá en caso de incumplimiento de demandas: es preciso introducir, después de las demandas de la queja, las actuaciones que se llevarán a cabo en caso de no ser satisfechas. De nuevo, si es posible legitimar las actuaciones dentro del marco legal, nuestra reclamación tendrá mayor fundamento.
  • Plazo de respuesta: es importante indicar la fecha límite en la que queremos que nuestras demandas sean satisfechas.
  • Anexo con documentación: en el caso de que sea necesario. Si se exige algún tipo de requerimiento en forma de documentación, factura, escrito o cualquier requisito que puedan exigir en la institución, es importante adjuntarlo en el escrito. En el caso de una carta postal, simplemente introduce una fotocopia del documento, nunca el original. En el caso de una reclamación online, lo mejor será adjuntar la documentación en el mismo correo electrónico de la queja.
  • Despedida y firma: el tono de la despedida debe ser respetuoso y formal. Al igual que el resto del escrito, pese a que estemos enfadados, es importante saber cómo redactar quejas formales de una forma respetuosa y constructiva.

Conclusión sobre Cómo Redactar una Reclamación Formal

Como hemos visto a lo largo de esta completa guía sobre cómo redactar una queja formal, esta es la forma fundamental de hacer que nuestras insatisfacciones sean escuchadas por parte de empresas u organizaciones. Además, es la mejor forma de generar un registro de nuestras reclamaciones y de mostrar a las entidades que vamos en serio con nuestras demandas.

Es importante mantener un tono conciliador en todo momento. De esta forma, en muchas ocasiones, el primer lector de una carta de queja no suele ser el culpable de la solución. Pese a que nuestro enfado sea muy grande, hecho comprensible en muchos casos, ser respetuoso con el interlocutor ayudará a que tus demandas sean escuchadas.

También es importante saber redactar de forma clara y expresar el problema y medidas que queremos que se tomen de forma precisa. En TusRedactores.com somos expertos en la creación de todo tipo de contenido, también de quejas formales para diferentes fines. No dudes en ponerte en contacto con nosotros para solicitar más información. Estaremos encantados de brindarte todo el apoyo que necesites en tus escritos.

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