El ser humano siempre se ha visto en la necesidad de mantenerse comunicado. Antiguamente la comunicación escrita era a través de cartas, que podían tardar meses, e incluso años en llegar al receptor. Hasta que en los años 80, surgió una forma muy práctica, rápida y digital de escribir a otras personas: el correo electrónico.
De hecho, en la actualidad, el correo electrónico es indispensable para la vida de las personas. Estudios han demostrado que el e-mail es el medio de comunicación más usado para las negociaciones. ¿Quieres saber cómo redactar un correo electrónico?, pues en TusRedactores.com hemos preparado una guía para ayudarte.
¿A quién enviamos el correo y para qué?
Es sumamente importante que definas qué quieres lograr con este correo y a quién va dirigido. Esto puede cambiar drásticamente la forma de redactar un correo electrónico. Aunque existen normas comunes para realizar esta redacción, no es lo mismo escribir a un familiar para enviar saludos, que escribir a una empresa por una vacante de empleo.
Como es de esperar, la forma de escribir a familiares y amigos es bastante cercana; la formalidad dependerá del grado de confianza que tengamos con esa persona; incluso, es completamente normal, desarrollar una especie de “jerga” con los amigos y la familia, que podrás usar para este tipo de correos.
Estos términos, no podrían ser empleados con una persona que no conocemos por varias razones: tendríamos que definirlos y darle un contexto adecuado para que el receptor entienda; inclusive, puede darse el caso de que ciertas expresiones resulten ofensivas para esta persona.
En conclusión, podemos decir que si el e-mail va dirigido a una persona de tu entera confianza, este puede ser tan informal o formal como desees, nadie mejor que tú conoce la relación que tienes con esa persona y su entorno. En caso de escribir a una persona desconocida en un ámbito más profesional, debes mantener ciertos protocolos, que son muy similares a los utilizados en una carta escrita de puño y letra.
Dicho esto, nos enfocaremos en la redacción de un correo electrónico formal. A continuación, en TusRedactores.com te presentamos algunas normas y trucos para redactar un correo electrónico formal:
Redacción de un correo formal
Si no conoces al remitente o destinatario, debes pensar en redactar este tipo de correo; tal es el caso de empresas, profesores, personal de servicio, entre otros. Existen empresas para las cuales es relevante la formalidad, si este es el caso, debes dirigirte con correos electrónicos de este tipo hacia tus jefes y otros compañeros de trabajo.
Existe la tendencia a la informalidad en la empresa moderna, pero siempre será recomendable, conocer el uso y costumbre de la persona a quien te vas a dirigir. A continuación, detallaremos los componentes de un buen e-mail formal:
Asunto
Le indica al lector el tema a tratar, en el correo electrónico. Razón por la cual debe estar bien redactado y debe precisar el asunto a mostrar, ya que esto va a definir la importancia que el receptor le dará a la lectura de ese correo. Ejemplos:
En un correo formal, podrías usar el siguiente asunto:
“Reunión del comité directivo: 25 de febrero, 16:30”
En el caso de un correo informal, sería:
“Comité directivo”
Saludo
El tipo de saludo dependerá del nivel de conocimiento que tengas del receptor. Es posible, que conozcas su cargo en la empresa y no su título, en este caso, podríamos colocar “Estimado director general”; por otra parte, conociendo su grado de instrucción, debemos colocarlo antecediendo a su nombre: “Apreciado Doctor Pérez”. Si conocemos el título y el cargo, la nomenclatura será:
“Doctor Pérez Director General”
Siempre deberás adaptarte al conocimiento que tengas de la(s) persona(s) a quien va dirigido el correo electrónico.
Preámbulo
Si la(s) persona(s) a quien va dirigido el correo no te conoce, lo primero que debes hacer es presentarte, de manera corta y directa, indicando tu nombre apellido, a qué te dedicas o el cargo que desempeñas. Es un ejemplo de este caso:
“Me llamo Augusto Casillas. Soy abogado y represento a la empresa ABC en ocasión de negocios que nos competen y que detallaré más adelante.”
Contenido
Se debe precisar en párrafos de, aproximadamente 3 líneas, siendo el primero el que muestre el objetivo de la misiva. Una vez planteado el tema a tratar, los siguientes párrafos servirán para detallar la información precisa y necesaria, para que el lector comprenda rápidamente y sin lugar a duda, el asunto tratado.
Despedida
Una vez presentada la motivación del correo, debes escribir una despedida en la cual, quede plasmado tu título, tu nombre y los medios para contactarte (e-mail, números de teléfono y dirección), ya que esto permitirá que el receptor pueda dar una respuesta efectiva al planteamiento realizado.
Es muy común concluir la redacción de un correo electrónico con términos tales como: en atención, atentamente, agradecido, entre otros; lo importante en este caso es mostrarse suficientemente interesado, frente al receptor del correo. A continuación, un ejemplo de una despedida formal:
“Atentamente,
Carolina Salazar
salazarc@dominio.com
xxx-xx-xx-xx”
Algunos trucos para redactar un correo electrónico impecable
En TusRedactores.com hemos preparado una breve lista de tips, para que redactes unos correos electrónicos muy efectivos y que te permitan lograr el objetivo que pretendes con la escritura del mismo:
- El nombre de tu correo electrónico es muy importante, si vas a enviar un correo formal, tu dirección de e-mail debe ser formal. Ejemplo: no es lo mismo el correo electrónico pedro.perez@dominio.com, que el correo torrijas_yop@dominio.com.
- El uso de mayúsculas es reconocido como una especie de “GRITOS ELECTRÓNICOS” por tanto, no son recomendables, particularmente en el asunto.
- Si desconoces cuan formal es el receptor, lo mejor es hacer un correo formal.
- Evita dejar el correo sin asunto, esto hará que el receptor pierda el interés.
- Debes cuidar las normas de ortografía, inclusive en un correo informal, ya que si te acostumbras a no usarlas, podrías cometer errores ortográficos en los correos formales.
- Para que tus correos tengan un aspecto más profesional, te recomendamos usar la plantilla de firma.
Si necesitas redactar un correo electrónico formal para un asunto importante, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos de inmediato.
